كيفية حماية مستند في Excel بكلمة مرور – أمان الملفات
يوفر كل من Excel وبقية البرامج في مجموعة Microsoft Office إمكانية حماية مستنداتك بكلمة مرور. هذه الإمكانية هي بلا شك واحدة من أفضل الإمكانيات والتي لا يتم استخدامها كثيرًا في معظم الأوقات. لذلك لحماية مستندات Excel بكلمة مرور ، نوصي بقراءة هذا الدليل النهائي الذي أعددناه لك.
ما هي القيود الموجودة في مستند محمي بكلمة مرور؟
مثل أي نوع آخر من الملفات المحمية بكلمة مرور، هناك قيود على الإجراءات التي يمكن للمستخدم اتخاذها عند فتح ملف Excel أو تعديله . ومن أبرز القيود يمكننا أن نذكر:
منعهم من تعديله
هذا هو السبب الرئيسي وراء احتواء مستندات Excel وأي نوع آخر من المستندات على كلمات مرور. الفكرة الرئيسية وراء كل الحماية هي أن أي مستخدم يمكنه الوصول إلى المعلومات الموجودة في مستند Excel ، ولكن دون إمكانية إضافة أو إزالة أو تعديل المعلومات الموجودة بالفعل.
أي أنك لن تتمكن من إضافة نقطة أو إزالتها إلا إذا كان لديك حق الوصول الكامل إلى المستند باستخدام كلمة المرور المقابلة. بشكل عام، عندما يكون الملف محميًا، فإنه يوفر فقط وضع القراءة ويجعل التغييرات على الملف مستحيلة.
لا يمكن الانتقال إلى مجلد آخر
يمكنك القول أن هذا مستوى أكثر تقدمًا قليلاً من القيد السابق، نظرًا لأن المستخدم الذي أنشأ الحماية قد حدد أنه من المستحيل نقل الملف إلى مجلد آخر . لذلك، بغض النظر عن مدى صعوبة محاولتك، سيكون من الصعب جدًا على المستخدم العادي أن يتمكن من تغيير موقع الملف إلى الموقع الذي يناسبه بشكل أفضل.
ما الذي يجب مراعاته لقفل برنامج Excel بكلمة مرور؟
هناك بعض الاعتبارات عند قفل مستند Excel بكلمة مرور. هناك طرق مختلفة لكل مستخدم، ولكن بشكل عام، هذه هي الأكثر عمومية:
احتفظ بكلمة مرور احتياطية في مكان آمن
يتم ذلك في الغالب لمنع فتح المستند حتى بواسطة نفس المنشئ أو الشخص الذي فرض الحظر. غالبًا ما يحدث أن يقوم المستخدم بإدخال كلمة المرور ولأسباب مختلفة يتم نسيان كلمة المرور. وينتج عن ذلك عدم القدرة على فتح الملف وفقدانه. لذلك، فإن الحصول على نسخة احتياطية من الأمان وكلمات المرور ليس أمرًا مبالغًا فيه على الإطلاق.
من ناحية أخرى، سيكون من المفيد جدًا أن يكون لديك ملف مضغوط بكلمة مرور لحفظ جميع مستندات Excel التي تريدها دون الحاجة إلى إضافة كلمة مرور لكل مستند منفصل. ما عليك سوى إنشاء ملف ZIP يحتوي على جميع المستندات وإضافة كلمة مرور عامة وهذا كل شيء.
تأخذ في الاعتبار صعوبة كلمة المرور
تعتمد صعوبة كلمة المرور على عدة عوامل مثل ما يلي:
- إذا كان سيكون مستندًا سيتم إرساله عبر البريد الإلكتروني
- ورقة Excel التي ستشاركها مع الجمهور من خلال خدمات Google Drive
- إذا كنت تنتمي إلى شركة أو شركة يتم فيها التعامل مع كميات كبيرة من المعلومات.
بالإضافة إلى ذلك، الأمر متروك تمامًا للمستخدم لتحديد مدى صعوبة كلمة المرور. إذا كانت المعلومات ليست ذات صلة، فليس من الضروري تعيين كلمة مرور معقدة أو طويلة.
من ناحية أخرى، إذا كانت البيانات الموجودة في الملف المذكور ذات أهمية كبيرة، فيجب عليك التفكير بعناية شديدة في مجموعة الأحرف والرموز نفسها لإنشاء كلمة مرور يصعب تخمينها ولكن في نفس الوقت يسهل تذكرها.
كيف أقوم بتعيين كلمة مرور لبرنامج Excel؟
وبما أن حزمة مايكروسوفت تدعم أجهزة الكمبيوتر والهواتف الذكية، سنشرح أدناه الخطوات التي يجب اتباعها لكل جهاز من الأجهزة المذكورة، وبهذه الطريقة ستعرف متى وكيف تحمي ملف Excel من أي جهاز.
من الكمبيوتر
- قم أولاً بفتح الملف الذي تريد حمايته ثم انتقل إلى خيار الملفات ومن هناك اختر المعلومات.
- سيظهر الآن مربع يشير إلى حماية الكتب ومن هناك عليك اختيار خيار التشفير باستخدام كلمة المرور.
- الآن سيتعين عليك إضافة كلمة مرور ثم النقر فوق “موافق”.
- يرجى ملاحظة أنه لتطبيق التغييرات وتعيين كلمة المرور الجديدة، يتعين عليك إعادة كتابة كلمة المرور التي أدخلتها للتو. ينتهي بك الأمر إلى تطبيق التغييرات وستكون الوثيقة الآن محمية .
مع جهاز محمول
لسوء الحظ، فإن وظيفة حماية ملف Excel من الهاتف مستحيلة، لأن برنامج الأجهزة المحمولة لا يحتوي على هذا الخيار. البدائل التي يمكن اختيارها هي التالية:
- استخدم تطبيقًا مثل WinRar الذي يسمح لك بإنشاء ملفات مضغوطة بكلمة مرور
- اختر الصفحات والأنظمة الأساسية عبر الإنترنت التي تسمح لك بتوفير كلمة مرور لمستندات Excel الخاصة بك.
ما هي الطرق الأخرى لوضع كلمة مرور على ملف Excel؟
كما ذكرنا سابقًا، هناك عدة طرق لحماية برنامج Excel بكلمة مرور، ولكن هناك بدائل أخرى جديرة بالذكر أدناه:
من موقع على الانترنت
كما ذكرنا، هناك العديد من الصفحات الرسمية وغير الرسمية على شبكة الإنترنت التي تمنحك إمكانية إضافة كلمة المرور إلى أي مستند Excel تريده وحتى إلى أنواع أخرى من الملفات إذا كنت في حاجة إليها. كل ما عليك فعله هو البحث بعناية والتحقق من أنه يعمل بالفعل (نوصي بتجربة ملف لا يحتوي على معلومات مهمة).
برامج الطرف الثالث
هناك الكثير من البرامج لحماية المستندات ويعتمد الاختيار على احتياجاتك، بالإضافة إلى قدرة جهاز الكمبيوتر أو الهاتف الذكي الخاص بك على دعم مثل هذا التطبيق. لكن بشكل عام، نوصي باختيار WinRar أو Zip أو أي برنامج آخر يعمل مع هذا النوع من التشفير، لأنه في النهاية، من الصعب جدًا كسر كلمات المرور التي تفرضها هذه البرامج.
