كيفية استخدام المسجل التلقائي لاحتياجات عملك
ما هي المسجل التلقائي؟
لقد أعطى إدخال برامج الاتصال التلقائي مراكز الاتصال القدرة على إجراء حملات مكالمات خارجية واسعة النطاق وضخمة. وقد مكّن ذلك الشركات من طلب أرقام الهواتف بكفاءة وسرعة.
برنامج الاتصال التلقائي أو نظام الاتصال الهاتفي التلقائي (ATDS) هو برنامج أو جهاز إلكتروني يطلب أرقام الهاتف تلقائيًا باستخدام مولدات أرقام متسلسلة أو عشوائية. يقوم المسجلون التلقائيون بتوصيل المكالمة بشخص حي أو تشغيل رسالة مسجلة بمجرد الرد على المكالمة.
عندما يقوم طالب الاتصال التلقائي بتوصيل العملاء بالوكيل المباشر ، فإنه يطلق عليه طالب الاتصال أو طالب التنبؤية.
من ناحية أخرى ، عندما يلعب طالب الاتصال التلقائي رسالة مسجلة مسبقًا ، غالبًا ما يطلق عليه البث الصوتي أو الاتصال الآلي. ومع ذلك ، هناك فرق بين وقت قيام طالبي الاتصال التلقائي بتوصيل المكالمة بشخص حي ولعب رسالة مسجلة عند رد المتصل.
لتحديد الوقت الأمثل للاتصال بالأرقام ، غالبًا ما يستخدم طالب التنبؤات التحليل في الوقت الفعلي.
من ناحية أخرى ، يطلب طالب الطاقة قائمة أرقام هاتف محددة مسبقًا للوكيل. بالنسبة للبث الصوتي أو الاتصال الآلي ، تطلب بعض الأمثلة من الشخص الذي التقط الهاتف أن يضغط على زر أو يلعب إعلانًا.
الأنواع الأربعة للطلب التلقائي
توجد أربعة أنواع مختلفة من برامج الاتصال التلقائية. يمكن لعملك استخدامها لأغراض مختلفة.
وهي تشمل ما يلي:
1 روبو المسجل
يساعد هذا المسجل على توفير الوقت. يتم استخدامه بشكل أساسي من قبل الشركات لإرسال تحديثات المنتج أو التذكيرات. باستخدام برنامج robo dialer ، يمكنك تسجيل الرسائل مسبقًا ، ثم إرسالها إلى جميع الأشخاص في قائمة جهات الاتصال الخاصة بك دون الحاجة إلى الانتظار حتى تصبح خطوط الهاتف مجانية.
يمكن للمرء أيضًا إعداد وظيفة Press-1 باستخدام برنامج الاتصال هذا بحيث يمكن للمكالمات التلقائية توصيل جهات الاتصال مباشرةً بالممثلين المباشرين أو جمع ردود جهات الاتصال.
تأكد من أنك على دراية بلوائح الاتصالات المحيطة بمكالمات robo. إنها موجودة وقد تختلف باختلاف منطقة عملك.
2 معاينة المسجل
يساعد برنامج الاتصال هذا في عمليات المتابعة الهامة أو المبيعات المعقدة حيث يحتاج الوكلاء إلى مراجعة الملاحظات السابقة وسجل المحادثات.
يتم استخدام طالب المعاينة بشكل أساسي عندما يتطلب مندوب المبيعات أو الوكيل مزيدًا من الوقت للبحث عن جهة اتصال قبل إجراء مكالمة.
3 المسجل التنبئي
يتخطى هذا الطالب أجهزة الفاكس والمكالمات التي لم يتم الرد عليها وإشارات مزدحمة وأرقام سيئة.
يمكن توقع قيام الوكلاء فعليًا بإجراء حوالي 110 مكالمات في الساعة باستخدام طالب تنبؤي.
يمكن لهذا المسجل إجراء عدد كبير من المكالمات خلال فترة قصيرة لأنه يمكنه الاتصال بعدة أرقام في وقت واحد.
يستخدم التعلم الآلي والخوارزميات التنبؤية للتعلم من المكالمات السابقة التي أجراها فريقك ولتعديل سعر الاتصال ، مما يضمن أن الوكلاء على اتصال دائم.
4 المسجل السلطة
مع برامج الاتصال بالطاقة ، لديك خيار ترك بريد صوتي مسجل مسبقًا عند الوصول إلى أجهزة الرد على المكالمات.
فهم يتخطون الأرقام المشغولة والمكالمات التي لم يتم الرد عليها ، ويتأكدون من أن الوكلاء يكونون دائمًا على الخط عند اتصال المكالمة.
من المتوقع أن يقوم الوكلاء بإجراء ما يصل إلى 70 مكالمة في الساعة باستخدام طالب الطاقة.
يطلب برنامج الاتصال هذا رقمًا واحدًا فقط في كل مرة ، بعد تسلسل من قائمة جهات الاتصال.
يتم استخدامه عندما يرغب الوكلاء في قضاء المزيد من الوقت لتخصيص مكالمة.
تسمح معظم برامج الاتصال بالطاقة للمستخدمين بتعديل سعر الطلب لتمكين تعيين أكثر من جهة اتصال واحدة لكل شخص وتسريع عملية الاتصال.
كيفية استخدام المسجل التلقائي لعملك
عُرفت برامج الاتصال التلقائي في الماضي على أنها مجرد طريقة لطلب جهة اتصال من قائمة بأرقام الهاتف.
في عالم الأعمال اليوم ، تم تعريفها على أنها برامج تكامل مفيدة.
يمكن أن يتكامل هذا مع أي نظام إدارة علاقات عملاء تقريبًا.
لقد أدى امتلاك المسجل التلقائي إلى تغيير طريقة عمل الشركات حقًا.
كما أن برامج الاتصال التلقائي قادرة على اكتشاف المكالمات غير المتصلة ، وأجهزة الرد على المكالمات ، وما إلى ذلك.
فهي تجلب العديد من الفوائد للشركات ، من النطاق الصغير إلى حجم المؤسسة.
إليك بعض الطرق التي يمكنك من خلالها زيادة فوائد استخدام برنامج الاتصال التلقائي لعملك إلى أقصى حد:
1 استخدام المسجل التلقائي لتوليد المزيد من العملاء المحتملين
يمكن للشركات استخدام برنامج الاتصال التلقائي لزيادة عدد اتصالات المكالمات إلى أقصى حد.
يمنح عملاءك فرصة أفضل لإغلاق تقدم. يعد برنامج Dialer التلقائي أيضًا أداة قوية لزيادة المبيعات المحتملين.
يمكن للوكلاء استخدامها لجمع معلومات حول جهة اتصال قبل إجراء مكالمة لمساعدتهم على إنشاء محادثة أكثر تخصيصًا.
يخصص التخصيص شوطًا كبيرًا في المساعدة على زيادة المشاركة وفرص تحويل عميل محتمل.
2 الحفاظ على تحديث البيانات باستخدام المسجل التلقائي
يجب أن تكون أي بيانات تجارية بشكل عام سريعة ، خاصة عندما تتكون من عملاء محتملين.
يمكن للطالب التلقائي أن يشق طريقه عبر أي بيانات بوتيرة سريعة. يساعد على ضمان أن الخيوط دافئة.
تصل بيانات التحديث عادة إلى طالب من خلال عملية تلقائية. وعادة ما تستخدم مزامنة قاعدة البيانات.
يمكن تحديث البيانات يدويًا. يمكنك استخدام برنامج الاتصال التلقائي للتأكد من أن نسبة كبيرة من العملاء المحتملين تتم متابعتهم بشكل احترافي وبسرعة كبيرة ، مما يؤدي إلى زيادة كبيرة في معدل تحويل المبيعات: يقوم بأتمتة عملية إعادة الاتصال أو إعادة تدوير المكالمات التي لم يتم الرد عليها ، والأرقام المشغولة ، ورسائل البريد الصوتي.
3 استخدام المسجل التلقائي لزيادة إنتاجية وكفاءة الوكيل
يمكن أن يؤدي امتلاك برنامج الاتصال التلقائي إلى زيادة أوقات التحدث للوكلاء بنسبة تصل إلى 200-300٪.
من ناحية أخرى ، فإن فرق المبيعات التي تقوم بالطلب اليدوي لديها فقط متوسط وقت محسوس من 10-15 دقيقة في الساعة.
معظم وقتهم في جدولة أوقات رد الاتصال أو متابعة المكالمات أو ترك رسائل البريد الصوتي أو الاستماع إلى نغمات مشغولة.
مع المسجل التلقائي ، من المرجح أن ينهي الوكلاء عملية البيع بنجاح ، مما يؤدي إلى زيادة في إيرادات الأعمال.
4 قم ببناء علامة تجارية احترافية ومتسقة باستخدام المسجل التلقائي
قد يؤدي اختلاف مستويات الأداء في مركز الاتصال لنشاطك التجاري إلى خدمة غير متسقة.
يمكن أن يؤدي أيضًا إلى شعور سيئ داخل فريق المبيعات ، مما يزيد من اضطراب الموظفين.
تكمن المشكلة في أنه من الصعب الالتزام بأهداف مستوى الخدمة إذا كانت المكالمات الصادرة.
ذلك لأن المشرفين والوكلاء الأفراد لديهم مستويات مختلفة من الخبرة والدافع والقدرة.
استخدام جهاز الطلب الآلي يفرض الانضباط على الفريق ويزيل أي تناقضات من خلال أتمتة عملية الطلب.
كلما كان فريقك أكثر اتساقًا في التواصل مع العملاء المحتملين والعملاء ، أصبحت جهود بناء علامتك التجارية أكثر نجاحًا .
5 استخدام المسجل التلقائي لتحسين تخصيص المكالمات
التخصيص بالفعل في المراقبة. ومع ذلك ، يركز هذا الجزء على الوارد الوارد بدلاً من المبيعات الصادرة. يحتاج الوكلاء في عملك الذين يعملون في المبيعات الواردة إلى الحصول على استجابات مصممة خصيصًا لتناسب الاحتياجات الفردية للعملاء المحتملين والعملاء. تكمن المشكلة في أن ما يصل إلى 42٪ من وكلاء المبيعات يفتقرون إلى البيانات التي يحتاجونها قبل إجراء مكالمة بدون برامج الاتصال التلقائي.
6 تعامل مع التغيير المفاجئ في استراتيجية مبيعات المنتج باستخدام المسجل التلقائي
يمكن أن يكون تغيير العلامة التجارية بسرعة ويمكن أن تكون مراقبة النتائج في الوقت الفعلي بمساعدة طالب الاتصال التلقائي. بعد التغييرات في الاقتصاد أو الطقس أو حتى التشريعات ، يتعين على العديد من الشركات تغيير استراتيجية المبيعات الخاصة بها. نظرًا لأنه يحتوي بالفعل على نسبة كبيرة من ما ينجح خدمة العملاء أو فريق المبيعات ، فإنه يجعل الانتقال أسهل بكثير. يمنح استخدام برنامج الاتصال التلقائي المشرفين أيضًا الوسائل اللازمة لإعادة تدريب الوكلاء في أسرع وقت ممكن باستخدام البرمجة النصية وتسجيل المكالمات وتوجيه المكالمات المباشرة.
7 استخدام المسجل التلقائي للكشف عن أجهزة الرد
غالبًا ما يواجه عملاؤك أرقامًا غير متاحة عند الاتصال عبر قوائم جهات الاتصال باستخدام أرقام متسلسلة. في كثير من الأحيان ، لا يوجد أيضًا إشارة إلى أن جهاز الرد على المكالمات يرد على المكالمة. إنه المكان الذي يأتي فيه المسجلون التلقائيون ويصبحون مساعدة كبيرة. كما ذكرنا سابقًا ، فإن إحدى الميزات الرئيسية هي القدرة على تمييز التقاط بشري حي من جهاز إلكتروني أو جهاز رد. غالبًا ما يحلل الصوت الوارد ويتخذ قرارًا بشأن ما إذا كان من جهاز أو إنسان. يقلل طالب الاتصال التلقائي من طلب مثل هذه الأرقام ، ويقلل من مستوى التدخل البشري المطلوب ، ويزيد من كفاءة خدمة العملاء أو فريق المبيعات.
8 الحصول على تقارير إحصائيات في الوقت الحقيقي باستخدام المسجل التلقائي
يمكن لمالكي الأنشطة التجارية أيضًا مساعدة الوكلاء على فهم الإحصائيات في الوقت الفعلي وما إذا كانت هناك مشكلات. يصبح ممكنا بسبب قدرة طالب السيارات لتقديم تقارير مخصصة. كما يسمح بالوصول إلى تسجيلات المكالمات ، مما يمنحك أنت ومديرك الفرصة للإشراف على أداء الوكلاء. يمتلك طالب الاتصال التلقائي واجهة سهلة الاستخدام حيث يمكن للمرء التنقل عبر المقاييس في الوقت الحقيقي.
9 الاستفادة من قدرات Omnichannel المسجل التلقائي
سواء كنت ترغب في التواصل مع العملاء المحتملين والعملاء من خلال محادثة الفيديو أو البريد الإلكتروني أو الهاتف الذكي التقليدي أو الرسالة النصية أو المكالمات العادية ، فمن الممكن على سطح مكتب وكيل واحد سهل الاستخدام ، وذلك بفضل إمكانات القنوات المتعددة للاتصال التلقائي. باستخدام نظام القنوات المتعددة ، التفاعلات التي تبدأ من خلال الرسائل النصية. يمكن للقنوات الأخرى إجراء مكالمة هاتفية بسرعة. يسمح لوكلائك بالتواصل مع العملاء المحتملين بسلاسة.
10 استخدم المسجل التلقائي لتحديد الوقت المثالي للاتصال
يمكن لبرامج الاتصال التلقائية تقليل فرص الرفض. من خلال التنبؤ بدقة بالوقت المثالي لاستدعاء العميل المحتمل أو العميل المحتمل الجديد. يستخدم البيانات من المكالمات السابقة والخوارزميات المتقدمة لجعلها ممكنة.
11 تعزيز مصداقية شركتك باستخدام المسجل التلقائي
كما ذكرنا من قبل ، يمكن أن تختلف جودة المكالمات بشكل كبير من وكيل إلى آخر بدون برامج الاتصال التلقائي. يساعد وجود نظام اتصال تلقائي في تعزيز مصداقية شركتك من خلال ضمان أن جميع المكالمات بشكل موحد وبطريقة تتوافق مع معايير الصناعة والشركة.
12 استخدام المسجل التلقائي لتحسين الروح المعنوية الوكيل
تساعد برامج الطلب التلقائي الوكلاء في عملك على أن يصبحوا أكثر نجاحًا في إغلاق المبيعات. وهذا يجعل من الممكن لوكلائك كسب المزيد من العمولات. تساهم هذه الأشياء في معنويات الوكيل الإيجابية. سواء كان عملك يقوم بجمع الديون أو المبيعات أو المكالمات الصادرة أو الواردة ، فإن الروح المعنوية في فريقك ذات أهمية قصوى. يقوم المسجل التلقائي بتجريد المهام المتكررة. مثل الاستماع إلى نغمات الرنين التي لا نهاية لها ، والتصرف يدويًا في المكالمات ، والاتصال بأرقام الهواتف. يأخذ دنيوية داخل فريقك.
ومع ذلك ، يرجى ملاحظة أنه قد يكون من الصعب في الواقع نقل فريقك إلى بيئة آلية. لذلك ، يمكنك استخدام أنه يمكنك تغيير برنامج الاتصال التلقائي ببطء من وضع “النقر للاتصال” اليدوي. ونتيجة لذلك ، فإن حالتها التنبؤية بمرور الوقت بحيث لا يكون التغيير مفاجئًا. على الرغم من الفكر الشائع ، فإن برامج الاتصال التلقائي ، في الواقع ، تحسن معنويات الوكيل. بمجرد أن يكون العملاء قد عملوا بالفعل ، لن يرغب معظمهم في العودة إلى بيئة غير طالب.
13 تحسين معدلات الاحتفاظ بالموظفين باستخدام المسجل التلقائي
كما ذكرنا سابقًا ، تساعد برامج الاتصال التلقائي في تحسين معنويات الوكيل. الموظفون المنتجون هم موظفين سعداء . ومع ذلك ، فإن معدل انتقال العوامل إلى المراعي الخضراء يصبح أقل بكثير. نظرًا لأن طالب الاتصال التلقائي يمكن أن يساعدهم على تقليل فرص الرفض وتلبية حصصهم الفردية. إنه يقلل من فرص ترك عملائك لوظائفهم ، وبالتالي تحسين معدلات الاحتفاظ بالموظفين في عملك.
الاستنتاج الأعمال المسجل التلقائي
جعلت مسجلات السيارات ، بلا شك ، التسويق عبر الهاتف مجرد نسيم. لم يعد الوكلاء بحاجة إلى الاتصال بجهات الاتصال يدويًا ، مما ينقذ شركتك من أي مشكلة ناجمة عن أخطاء بشرية. هذه أيضًا توفر لك أو لعملك الكثير من الوقت والمال. اتبع الطرق التي تعلمتها من هذه المشاركة حول كيفية تحقيق أقصى قدر من الفوائد التي يجلبها المسجل التلقائي. استخدمها لتحقيق متطلبات معقدة للغاية في عملك أثناء تبسيط عملياتك.
